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避开这5个误区,你的工作效率才能爆棚!

2018年03月15日 14:11:26 来源: 学堂在线微信公众号 作者: 字号:TT

2018年已经过去两个月了,1月1日那天制定的新年计划,完成了多少?

我们总在强调高效、自律、时间管理,读了一百篇微信热文,向身边的高效人士学习了很多技巧,到头来发现自己依然拖延症缠身,效率低下,年度计划完全泡汤。其实,时间管理最重要的是掌握实用有效的方法,你不需要太多的理论太高的格局,只要有恰当的方法!

“我没时间”是个谎言。

每个人都是心里装的事太多,实际有空做的事太少。但多数事情都是有可能做到的,只要我们给它最高的优先级。

“忙着呢”可能是一种拖延策略,也可能是缺乏理顺生活的能力。人们通常认为日理万机的人都是重要人物,日理万机的人也认为自己很重要。然而,忙碌不等于有生产力。排满100%的工作量反而让我们没有时间做重要的事情。

如果让某人计算他的每小时工资,然后再请他听一小段音乐,这些人听音乐时会更加没有耐心。毕竟听音乐不赚钱,而他们想要做更赚钱的事。当今,“我能做”和“我在做”之间不断变宽的鸿沟也是驱使我们变得越来越忙的原因。

制造忙碌的选项几乎是无穷无尽的。你常对自己说:“努力干活增加文档的数量有什么不对?正在进行中的几个工程最好都少不了我。最重要的是,应该让各种大事小情都经我批准,多多益善。”

忙碌占据了一切,日程表被会议和其他硬性时间填满了,因此我们永远无法完成在会议上承诺的事情,忙碌让我们的认知能力超载。在“或战或逃”的思维模式阻塞下,我们丧失了分析的能力。优先级排列也变得僵化。

相映成趣的是,空闲反而能促使我们完成工作。你会放眼全局,产生出乎意料的联想。把无法预期的截止期限换成“时间盒子”,你就有了更灵活的应变能力。首先要做到的是,永远别把“忙”当成借口。

自律不是一种行为,而是一种习惯。

有生产力的人是否比其他人更自律呢?不一定。但为何他们坚持得那么好?加里·凯勒在《最重要的事,只有一件》一书中提供了一些线索。

凯勒告诉我们,当我们保持自律足够长时间后,就会形成一套常规——也就是习惯。看上去自律的人,其实是培养了一些生活习惯,而并非在刻意循规蹈矩。利用这个规律,我们也可以培养出一个个好习惯。

这一思路正如亚里士多德在两千多年前所说:“优秀是一门艺术,可以通过训练和培养习惯来获得:我们做得对并不是因为我们品德高尚或优秀,我们的高尚品德和优秀真实来自于我们做了对的事。反复做的事情造就了我们,因此优秀不是一种行为,而是一种习惯。”

如果已经确定了培养习惯的目标,却发现无法坚持,你会怎么做?与其责备自己缺乏自律,不如把自己的步伐变小。假如你无论如何努力清空收件箱,但还是会积压大量邮件,那就改换一个更容易实现的策略吧。

还有记住,让习惯扎实需要时间。有人说至少需要21天,还有人说平均需要66天。这自然取决于你想学会的行为是什么,以及现有习惯距离想达成的目标有多远。

警惕“虚假紧急”的陷阱。

评估工作优先级时,依据是工作的重要程度,而不是紧急程度。

某些工作任务会让你进入来者不拒的响应状态,但是用客观标准衡量,他们其实并不重要,反而耽误正事,让你忙来忙去,阻碍了真正的工作。

紧急是市场营销人员最好的朋友。为了向你兜售某样东西,他们会营造十万火急的感觉。对于披着紧急外衣的任务,最好有一幅火眼金睛。

几种常见的“虚假紧急”:

失去机会的紧急:每次有人要求你在一个时间框架内采取行动,你都应当考虑最坏的情况。如果不行动,会发生什么?可能也没多糟糕。

艰难成就的紧急:当别人告诉你这项任务很难做的时候,他们可能陷入了费斯廷格的心血辩护效应,人们倾向于认为,投入的努力越多,取得的成果越有价值。

竞争的紧急:现在不行动就会输给别人。但是如果比赛本身并不重要呢?在无关宏旨的竞争上花时间,你也许会赢得战斗,但却输了战争。

时间用语的紧急:如果有类似“现在、快点、赶紧、立即”这些词汇出现在任务描述中,就要提高警惕。它们放在那里可能只是为了营造虚假的紧急感。

24小时待命工作并不可取。

如果突然有事,老板和客户能在夜间和周末及时找到你吗?如果“保持在线”会导致白天正常工作时间的效率变差,那我们不就是害了自己吗?全天24小时可达的通信技术确实存在,但是使用这种科技真的好吗?

经过分析,让·德特默和他的研究团队明确了有效恢复精力的两项影响因素。首先,要清晰界定工作和休闲。其次,在休息时我们应当有权力决定去哪里、做什么,享受真正的自由。

这项研究要求参与者在两个星期中分别采取两种截然不同的生活方式。研究者通过测量他们唾液中的皮质醇含量来判断压力水平。参与者有一周必须整晚都处于待命状态,另一周则可以在夜晚有真正的休闲时光。结果你可能猜到了,处于待命状态的参与者在早晨测得的压力水平很更高。

应当注意,弹性工作时间与始终待命的状态是有区别的。弹性工作时间和远程工作可以增加员工的控制感,对某些工作有好处。但是如果连一个自由自在去郊游的完整休息日都享受不到,灵活就变成了压力。

确实存在一些情况,即使下班了也必须让人能找到你。但如果你在某天晚上或者周末打开了联系通道,那接下来就应该确保第二天晚上没有这种需求,可以关掉手机。戒绝通知消息,精力才能得以恢复。

多任务切换并不能让你效率更高。

多任务切换不仅会拖慢速度,而且注定会耗尽大脑能量。每次从一项任务切换到另一项任务时,我们大脑的执行机构要做两件事。首先是进行目标转换:之前我在做这个,现在我要做那个。其次需要为新任务创建场景,这个阶段称为规则激活。

切换任务是花时间的。一次切换可能仅需0.1 秒这么短,但在一天当中不停地切换任务,就可能会消耗掉一大部分富有生产力的时间。本来是想追求高效,实际上却在任务切换中浪费了很多时间。

任务切换还会导致错误。如果反复清除工作记忆、重新载入当前任务的规则,就无法建立解决问题的良好基础。你做的任务越复杂,在任务切换中产生的错误就越多。

反复的任务切换还会降低人们通常所说的情商(emotional quotient,EQ)。切换令人焦虑,从而增加大脑中“压力荷尔蒙”皮质醇的水平,而这可能导致攻击和冲动行为。

最后,任务切换需要很多能量,会用光大脑中的含氧葡萄糖。不幸的是,那恰恰是我们对任务坚持不懈所需的燃料。因此任务切换越频繁,我们就越难以专心在一件事上。耗尽资源的我们,不久就会感觉身心疲惫,甚至找不到方向。

[责任编辑:苏兰]

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